Erklæring om personvern og cookies

Sist endret: 11.01.24

Denne personvernerklæringen gjelder for Bryn Aarflot AS («vi» eller «oss»). Vi er behandlingsansvarlige for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Du finner kontaktinformasjonen vår nedenfor.

Hvem vi behandler personopplysninger om

Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:
– Privatkunder
– Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter
– Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
– Personer som er involvert i saker vi bistår i
– Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til
– Besøkende på vår nettside

Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag

Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.

Etablering av klientforhold

Når vi kontaktes av kunder med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn, hva saken gjelder og, hvis relevant, kredittverdighet. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.

I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Dersom vi kan ta oppdraget, registreres kontaktinformasjon. Registreringen av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

For virkssomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Sakshåndtering

Enkelte oppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f. I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f , jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

Kunnskapsforvaltning

Behandlingsgrunnlaget er vår interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap i videre rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

Kundeadministrasjon

Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av kunder. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f, mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Lagring og oppbevaring av saksdokumenter: Vi oppbevarer saksdokumenter i 10 år etter at oppdraget er avsluttet. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f, jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

Åpenhetsloven

Etter åpenhetsloven er vi forpliktet til å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i leveransen av våre tjenester. Dersom overholdelse av disse rettslige forpliktelsene gjør det nødvendig for oss å behandle personopplysninger, vil GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c være det rettslige grunnlaget for slik behandling. Du kan lese mer om vår overholdelse av åpenhetsloven her.

Fakturering

Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For privatkunder, benyttes personens private postadresse for utsendelse av faktura. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.

IT-drift og sikkerhet

Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f og vår rettslig forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

Markedsføring

Vi sender ut nyhetsbrev til e-postadresser som er registrert på klienter som vi løpende yter advokattjenester til og andre som har bedt om å få vårt nyhetsbrev. Mottakere av nyhetsbrevet kan enkelt melde seg av tjenesten ved å benytte link som er inkludert i hver enkelt henvendelse. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f der vi har mottatt e-postadressen i forbindelse med et advokatoppdrag. De som allerede har vært i kontakt med oss har interesse av å holdes oppdatert innen fagområdet. Dersom det foreligger et eksisterende kundeforhold vil markedsføringen skje i henhold til markedsføringsloven § 15(3). I andre sammenhenger bygger markedsføring på samtykke fra vedkommende, jf. markedsføringsloven § 15(1) og GDPR artikkel 6 nr. 1 a.

Markedsføring

Formål og bruk

Bryn Aarflot behandler og samler inn personopplysninger for markedsføringsformål, via bruk av hjemmesiden baa.no, analyseverktøy og andre tjenester som for eksempel Facebook og LinkedIn.

Vi sender ut nyhetsbrev til e-postadresser som er registrert på klienter som vi løpende yter advokattjenester til og andre som har bedt om å få våre nyhetsbrev. Mottakere av nyhetsbrevet kan enkelt melde seg av nyhetsbrev-tjenesten ved å benytte link som er inkludert i hver enkelt henvendelse eller ved å kontakte Bryn Aarflot. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f der vi har mottatt e-postadressen i forbindelse med et rådgivningsoppdrag. Kunder og andre som har vært i kontakt med oss har interesse av å bli oppdatert på fagområdet. Dersom det foreligger et eksisterende kundeforhold vil markedsføringen skje i henhold til markedsføringsloven § 15(3). I andre tilfeller bygger markedsføring på samtykke fra vedkommende, jf. markedsføringsloven § 15(1) og GDPR artikkel 6 nr. 1 a.

Vi vil bruke opplysningene om deg til følgende formål:

• ·Utsending av nyhetsbrev
• ·Personlige tilpassede annonser og annen relevant markedsføring.
• ·Statistikk og administrasjon av nettsidene og tjenestene. Denne informasjonen bruker vi til å administrere og forbedre nettsidene, se mer om webanalyse og cookies i punkt 2.3.

Hvilke opplysninger behandles?

På hjemmesiden behandler vi både personlig identifiserbar informasjon, og ikke-personlig identifiserbar informasjon om deg. De som kun besøker vår hjemmeside, men ikke kontakter oss eller melder seg opp på nyhetsbrev, legger kun igjen ikke-personlig identifiserbar informasjon.

Vi samler inn og behandle følgende opplysninger via nettsiden:

• ·Abonnerer du på vårt nyhetsbrev mottar du e-post fra Bryn Aarflot om aktuelle nyheter, tilbud og informasjon. For at vi skal sende e-post til riktig abonnent, må du registrere fornavn, etternavn, firma, stilling og e-postadresse.
• ·Hvis du retter en henvendelse via nettsidene, vil relevante opplysninger kunne bli lagret, for eksempel navn, telefonnummer og e-postadresse, slik at vi kan ta kontakt med deg.
• ·Når du besøker baa.no registreres din IP-adresse. Denne opplysningen knytter vi ikke direkte til deg som bruker, men brukes til å administrere og vedlikeholde sidene våre. Det gjør det mulig for oss å utarbeide stadig bedre og mer brukervennlige tilbud. Se mer om webanalyse og cookies under.

Webanalyse, sosiale medier og cookies

Bryn Aarflot bruker Google Analytics for webanalyse og for å samle anonyme opplysninger om brukerne av nettsiden for at vi skal kunne tilrettelegge for funksjonalitet og informasjonstilbudet.

Informasjonen hentes fra brukerens nettleser og kan blant annet omfatte IP-adresse, operativsystem, nettleserprogramvare, tidspunkt for besøk, hvilke sider som besøkes og avsendernettside. IP-adressen anonymiseres automatisk.

Sosiale medier

Vi har profilsider i følgende sosiale medier:

Facebook (Facebook GDPR & Privacy)
Instagram (Instagram Data Policy)
LinkedIn (LinkedIn Privacy Policy)
YouTube (YouTube Policies & Safety)

Våre profiler i sosiale medier er opprettet og brukes i henhold til de gjeldende brukervilkårene og retningslinjene for kontoadministratorer og behandling av personopplysninger på de forskjellige nettsidene/sosiale mediene.

Cookies

BAA.no benytter cookies, som er små informasjonskapsler som har som formål å vise mest mulig relevant innhold og annonsering til deg basert på handlingene eller preferansene dine over tid. Vi bruker følgende cookies:

• ·Facebook Pixel
• ·LinkedIn pixel
• ·Google Analytics

De fleste nettlesere aksepterer automatisk cookies, og en slik forhåndsinnstilling i nettleseren om at brukeren aksepterer cookies anses som et samtykke. Du kan alltid velge å ikke akseptere en informasjonskapsel ved å endre innstillingene ved.

Lagring og oppbevaring

Bryn Aarflot lagrer og behandler personopplysninger i så lang tid det finnes nødvendig for det tiltenkte formålet eller for det som kreves i henhold til inngåtte avtaler. Lagring og oppbevaring vil ikke gjøres utover lovens rammer. Personopplysningene dine vil slettes dersom du ber oss om å slette disse, enten ved avmelding av nyhetsbrev eller derom du kontakter oss.

Hvem vi deler personopplysninger med

Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd advokater eller patentingeniører hos oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.

Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt.

Lagring av personopplysninger

Vi lagrer saksdokumenter i 10 år.

Regnskapslovgivning pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.

Dine rettigheter

Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.

Trekke samtykke tilbake

Dersom du har gitt samtykke til å motta nyhetsbrev fra oss, kan du når som helst trekke dette samtykket tilbake. Vi har lagt til rette for at du enkelt kan reservere deg mot denne typen henvendelser ved å inkludere en link til avregistreringsskjema i hver enkelt henvendelse. Dersom du har samtykket til annen behandling av personopplysninger, kan du også når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette.

Be om innsyn

Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

Be om retting eller sletting

Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.

Klage til tilsynsmyndigheten

Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.

Sikkerhet

Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver.

Vi har vedtatt interne IT-retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.

Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.

Kontakt oss

Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss:

E-postadresse mail@baa.no.
Tlf.: 0047 46 90 30 00
Adresse: Stortingsgata 8 – 0161 Oslo, Norway
Personvernombudet: Hege Ramnes